Comment faire sa comptabilité ?

Sur cette page vous trouverez toutes les informations importantes et les éléments nécessaires pour rendre votre comptabilité auprès de la CGTF. Il existe deux types de comptabilités CGTF, reliées à deux types de subventions:

1. La comptabilité annuelle qui doit être rendue pour toucher une subvention ordinaire (destinée uniquement aux associations reconnues)

2. La comptabilité extraordinaire qui doit être rendue dans le cadre d'une subvention extraordinaire (destinée aux associations reconnues et enregistrées)

3. Au bas de la page, vous trouverez divers documents à télécharger nécessaires pour rendre votre comptabilité (liste des membres du comité, example statuts, bilan et journal).

1. COMPTABILITE ANNUELLE

Ce type de comptabilité ne concerne que les associations reconnues (les associations enregistrées n'ont donc pas besoin de rendre de comptabilités annuelles à la CGTF).

PERIODE DE L'EXERCICE COMPTABLE

Comme pour la comptabilité centrale de l'Université de Genève, votre année comptable commence le 1er octobre et se termine le 30 septembre de l'année suivante. Votre comptabilité doit nous parvenir au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'exercice clôturé. Ainsi, l'argent des subventions ordinaires sera rapidement à votre disposition.

Voici un exemple graphique de l'exercice comptable 2019-2020.

COMPOSITION DE LA COMPTABILITE

Pour pouvoir bénéficier d'une subvention ordinaire, il faut, en plus de la reddition de la comptabilité annuelle, fournir:

  • La composition du comité pour l'année en cours;
  • Les fiches d'inscription des étudiant.e.x.s membres de l'association pour l'année en cours;
  • Les statuts (si des changements sont intervenus pendant l'année).

LE journal

Le Journal proposé par la CGTF et l'Administration de l'Université se compose de 12 colonnes :

1. No de la pièce comptable, justificatif, facture ou quittance que vous aurez classé et numéroté.

2. La date de la transaction. Le journal se remplit du haut vers le bas en respectant l'ordre chronologique.

3. Le libellé. L'espace pour le libellé étant réduit, il faut synthétiser toutes les informations utiles de la pièce comptable. Le fichier "Journal exemple" que vous trouverez plus bas vous présente les libellés les plus fréquents.

4-6. Il s'agit du compte de caisse (compte d'actif) qui se présente en trois colonnes (entrées, sorties et solde).

7-9. Il s'agit du compte CCP ou banque (compte d'actif) qui se présente en trois colonnes (entrées, sorties et solde).

10-12. Il s'agit du compte d'exploitation (compte de charges et produits). Dans ce compte qui se présente en trois colonnes (recette, dépense et subvention), toutes les entrées et les sorties de caisse ou CCP/banque sont reportées.

Lors de la journalisation vous devez impérativement faire la distinction entre les mouvements de la caisse et de la banque/CCP.

Le fichier "journal assoc.xls" que vous utiliserez pour votre comptabilité est déjà formaté. Vous ne devrez entrer que les sommes dans les bonnes cases et les calculs se feront automatiquement.

Des infos sur certaines cellules importantes sont disponibles. Ces dernières ont l'angle supérieur droit coloré en rouge. Placez le curseur sur ces cellules pour que les informations apparaissent.

COMMENT JOURNALISER?

Reprenez toutes les transactions comptables et reportez-les dans le journal, par ordre chronologique (indépendamment qu'il s'agisse de transactions effectuées par la caisse ou la banque) en respectant le principe d'une ligne par transaction. Un principe fondamental de journalisation est que pour chaque transaction la somme doit toujours être inscrite deux fois.

Exemples:

1) Vous bénéficiez d'une subvention de la CGTF de CHF 500.-. Il faut donc inscrire une entrée de CHF 500.- à la banque et une autre entrée de CHF 500.- dans la colonne "subventions, dons".

2) Votre association a acheté pour CHF 100.- de nourriture pour un apéritif. Il faut inscrire une sortie de CHF 100.- (à la caisse ou à la banque selon le moyen de paiement utilisé), et inscrire une deuxième sortie dans la colonne "frais généraux".

NB: Les deux entrée ou sorties s'inscrivent donc sur la même ligne mais dans deux colonnes différentes. Ce principe de double écriture est également expliqué dans ce tableau excel.

LES JUSTIFICATIFS

Chaque sortie de caisse ou de banque doit faire l'objet d'un justificatif. Lorsque vous faites un achat ou que vous payez une facture, gardez impérativement toutes les quittances de la transaction. De même si votre association doit rembourser l'un.e de vos membre.x.s, il faut fournir le justificatif correspondant au remboursement.

Concernant la classification des justificatifs (quittances, factures, tickets de caisse) veillez à classer régulièrement les justificatifs de votre comptabilité : il faut tout d'abord les coller sur une feuille A4, par ordre chronologique, les numéroter (reporter clairement le numéro dans la première colonne du Journal) et les documents de justification, et enfin, indiquer de quoi il s'agit (par exemple : achat d'enveloppes, achat boissons pour soirée XYZ…).

LE BILAN

Bilan initial: Il s'agit simplement de reporter les chiffres du bilan final de l'exercice précédent.

Bilan final: Reportez le solde de caisse et le solde de banque ou CCP du côté des actifs (gauche). N'oubliez pas de nous fournir les justificatifs (extrait du solde de compte et état de caisse). Du côté des passifs (droit), reportez le montant de la fortune (reprise du bilan initial). La perte ou le bénéfice est à reporter à gauche.

Attention, en cas de perte, le montant est alors négatif, ce qui diminuera la fortune de votre association pour l'exercice suivant. Au contraire, s'il s'agit d'un bénéfice, il augmentera la fortune dès l'exercice suivant.

LE COMPTE PERTES ET PROFITS

Reportez le total des dépenses du côté des charges du compte (gauche) et le total des recettes et subventions reçues du côté des produits (droit). La différence constituera la perte (côté droit) ou le bénéfice (côté gauche) de votre exercice.

SIGNATURES DES DEUX VERIFICATEURICES DES COMPTES

Afin de vérifier la validité des comptes de votre association, il faut que deux personnes, extérieures au comité, apposent leur signature au bilan.

 

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2. COMPTABILITE EXTRAORDINAIRE

Ce type de comptabilité concerne les associations reconnues et enregistrées et doit être rendue suite à l'obtention d'une subvention extraordinaire (en général dans un délai de 3 mois).

COMPOSITION DE LA COMPTABILITE

  • Journal
  • Justificatifs (classification, quittances, factures)

ATTENTION: Pour ce type de comptabilité, les sorties doivent concerner uniquement les dépenses relatives à ce qui a été subventionné par la CGTF. Exemple: si la Commission a accordé une subvention uniquement pour le transport d'un voyage d'études, il ne faut pas inscrire d'autres dépenses dans la comptabilité du voyage (comme des dépenses relatives à la nourriture, à des sorties, etc. qui ne concernent pas la subvention CGTF).

 

LE JOURNAL

Le Journal proposé par la CGTF et l'Administration de l'Université se compose de 12 colonnes :

1. No de la pièce comptable, justificatif, facture ou quittance que vous aurez classé et numéroté.

2. La date de la transaction. Le journal se remplit du haut vers le bas en respectant l'ordre chronologique.

3. Le libellé. L'espace pour le libellé étant réduit, il faut synthétiser toutes les informations utiles de la pièce comptable. Le fichier "Journal exemple" que vous trouverez plus bas vous présente les libellés les plus fréquents.

4-6. Il s'agit du compte de caisse (compte d'actif) qui se présente en trois colonnes (entrées, sorties et solde).

7-9. Il s'agit du compte CCP ou banque (compte d'actif) qui se présente en trois colonnes (entrées, sorties et solde).

10-12. Il s'agit du compte d'exploitation (compte de charges et produits). Dans ce compte qui se présente en trois colonnes (recette, dépense et subvention), toutes les entrées et les sorties de caisse ou CCP/banque sont reportées.

Lors de la journalisation vous devez impérativement faire la distinction entre les mouvements de la caisse et de la banque/CCP.

Le fichier "journal assoc.xls" que vous utiliserez pour votre comptabilité est déjà formaté. Vous ne devrez entrer que les sommes dans les bonnes cases et les calculs se feront automatiquement.

Des infos sur certaines cellules importantes sont disponibles. Ces dernières ont l'angle supérieur droit coloré en rouge. Placez le curseur sur ces cellules pour que les informations apparaissent.

COMMENT JOURNALISER?

Reprenez toutes les transactions comptables et reportez-les dans le journal, par ordre chronologique (indépendamment qu'il s'agisse de transactions effectuées par la caisse ou la banque) en respectant le principe d'une ligne par transaction. Un principe fondamental de journalisation est que pour chaque transaction la somme doit toujours être inscrite deux fois.

Exemples:

1) Vous bénéficiez d'une subvention de la CGTF de CHF 500.-. Il faut donc inscrire une entrée de CHF 500.- à la banque et une autre entrée de CHF 500.- dans la colonne "subventions, dons".

2) Votre association a acheté pour CHF 100.- de nourriture pour un apéritif. Il faut inscrire une sortie de CHF 100.- (à la caisse ou à la banque selon le moyen de paiement utilisé), et inscrire une deuxième sortie dans la colonne "frais généraux".

NB: Les deux entrées ou sorties s'inscrivent donc sur la même ligne mais dans deux colonnes différentes. Ce principe de double écriture est également expliqué dans ce tableau excel.

LES JUSTIFICATIFS

Chaque sortie de caisse ou de banque doit faire l'objet d'un justificatif. Lorsque vous faites un achat ou que vous payez une facture, gardez impérativement toutes les quittances de la transaction. De même si votre association doit rembourser l'un.e de vos membre.x.s, il faut fournir le justificatif correspondant au remboursement.

Concernant la classification des justificatifs (quittances, factures, tickets de caisse) veillez à classer régulièrement les justificatifs de votre comptabilité : il faut tout d'abord les coller sur une feuille A4, par ordre chronologique, les numéroter (reporter clairement le numéro dans la première colonne du Journal) et les documents de justification, et enfin, indiquer de quoi il s'agit (par exemple : achat d'enveloppes, achat boissons pour soirée XYZ…).

 

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3. DOCUMENTS A TELECHARGER POUR RENDRE SA COMPTABILITE

  • Liste des membres du comité

  • Statuts

  • Bilan et journal (attention : le bilan se trouve à la page 12 du tableau excel). Les cellules Excel commentées ont l'angle supérieur droit coloré en rouge. Placez le curseur sur ces cellules pour que les informations apparaissent.

POUR FINIR...

Nous sommes bien sûr à disposition par mail pour toute question que vous pourriez avoir. Nous vous remercions d'être attentif.ve.x.s à ce que votre comptabilité soit complète et bien conforme aux directives ci-dessus lorsque vous nous la soumettez sans quoi cette dernière ne pourra pas être recevable.