Subvention extraordinaire

VEUILLEZ PRENDRE CONNAISSANCE DES INFORMATIONS SUIVANTES AVANT DE SOUMETTRE UNE DEMANDE

Les subventions extraordinaires sont réservées au financement des projets spécifiques n'entrant pas dans les activités ordinaires de l'association, par exemple des projections, des conférences, des pièces de théâtre, des tables rondes, des expositions, des voyages d'étude, etc.

Pour obtenir une subvention extraordinaire, il faut transmettre à la Commission un dossier complet, contenant:

Une description du projet et de ses retombées sur la communauté universitaire (avec le nom de tou.te.x.s intervenant.e.x.s s'il s'agit d'une table ou d'une conférence par exemple)
Le nom et les coordonnées de l'association qui le soutient
Une liste des organisateur.rice.x.s
Un budget prévisionnel précis avec une demande chiffrée claire avec des devis pour chaque poste de dépense qui serait financé par la CGTF

La CGTF ne finance les projets que s'ils sont appuyés d'un devis fourni par une entreprise ou de toute autre pièce attestant de la véracité du montant que vous demandez et donc, un tableau fait par vos soins avec une approximation de budget, aussi complet soit-il, ne suffit pas. Il est nécessaire d'accompagner la demande d'une capture d'écran ou de toute autre pièce ou photo justificative issue de l'entreprise montrant les prix relatifs aux frais en question.

Tout poste de dépense dépassant la somme de CHF 200.- doit impérativement être accompagnée de deux devis permettant de comparer les prix du poste de dépense en question dans d'autres entreprises.

Le projet ne doit pas être envoyé par mail mais doit être transmis à la Commission par l'intermédiaire de ce formulaire.

ATTENTION: Sauf rares exceptions dûment justifiées, La Commission n'entre pas en matière pour les demandes de financement rétroactives. Il est de la responsabilité de l’association de vérifier les dates des séances ordinaires de la CGTF et de faire des demandes pour des projets qui doivent avoir lieu après la date de la séance où la demande sera examinée.

Par la suite, selon notre Règlement, les organisateur.rice.x.s sont tenu.e.x.s de défendre leur projet lors d'une des séances de la Commission qui délibère seulement après les avoir entendu.e.x.s. L'ordre de passage et le lieu de la séance est transmis par mail environ une semaine avant la date de la séance.

Pour les demandes d'apéritifs d'une hauteur de CHF 200.- cloturant un évènement, les organisateur.rice.x.s ne sont pas convié.e.x.s à défendre leur projet en séance, sauf réserve; leur demande est traitée uniquement entre les membres de la Commission.

En outre, pour qu'une demande de subvention extraordinaire soit examinée, il est nécessaire que l'association à l'origine du projet ait fourni la comptabilité et les justificatifs relatifs aux subventions qu'elle a déjà reçues de la Commission (se référer à l'aide-mémoire pour boucler la comptabilité de votre association). Lorsqu'il y a plus de trois comptabilités non rendues (selon le délai mentionné dans la Convention signée entre l'association et la CGTF), la Commission se réserve le droit de suspendre l'octroi de subvention.

Attention : Vérifiez que votre demande SOIT complète avant de LA SOUMETTRE, SANS QUOI ELLE NE SERA PAS PRISE EN COMPTE

-> Accéder au formulaire

Quelques informations relatives aux critères d'octroi de subventions extraordinaires

Principes généraux

Ouverture sur le monde universitaire

Le projet doit bénéficier ou être ouvert au plus grand nombre possible d’étudiant.e.x.s ou d’assistant.e.x.s. À ce titre, la CGTF demande aux associations de privilégier la gratuité des évènements organisés lorsque celle-ci est possible.
Il doit faire l’objet d’une large publicité au sein de l’Université.

Proportionnalité et co-financement

Les moyens financiers demandés à la Commission doivent être proportionnés aux buts recherchés.
Si d’autres sources de financement sont envisageables, l’association doit les prendre en compte avant de faire appel à la Commission.
En particulier, le montant de la subvention accordée peut être réduit lorsque l’Université ou l’une de ses divisions bénéficie d’avantages particuliers liés à la manifestation, et que l’on peut raisonnablement attendre qu’elle soutienne le projet.

Évènements à buts lucratifs

Toute entrée d'argent est reversée à la CGTF jusqu'au montant de la subvention. Il est possible toute fois de revoir cette directive si l'argent est reversé dans un objectif caritatif.

Disponibilité des fonds

L’application de ces critères se fait dans la limite des fonds disponibles

Voyages d’études

Les voyages d'études peuvent faire l’objet d’un financement par la CGTF à hauteur de CHF 200.- par participant.e.x (cf. art. 22 du Règlement).
Tou.te.x.s les étudiant.e.x.s et assistant.e.x.s immatriculé.e.x.s à l’UNIGE peuvent bénéficier de ces subventions.
Le nombre de participant.e.x.s doit être restreint à 30 personnes. (cf. PV du 19 décembre 2019). Dans le cas où l’association souhaiterait partir avec un plus grand nombre de personnes, la subvention accordée doit être répartie équitablement entre tou.te.x.s les participant.e.x.s.
La Commission encourage le co-financement avec les autres instances de l’Université et demande aux associations de formuler en amont une demande de subvention à la section, au département ou à la faculté dont elles dépendent et, le cas échéant, d’inclure dans leur demande auprès de la CGTF une preuve du refus de la part des instances en question de financer leur projet.
Les voyages d’études subventionnés par la CGTF doivent avoir une pertinence académique et doivent faire du sens par rapport aux buts de l’association en question. À ce titre, des voyages tels que des "weekend entre copain.e.x.s pour décompresser" ne seront pas financés.
La Commission peut entrer en matière pour le financement de nourriture durant le séjour.
La Commission demande à ce que les voyages académiques soient le plus abordable possible pour les étudiant.e.x.s et demandent aux organisateur.rice.x.s d’être attentif.ve.x.s aux limites budgétaires de chacun.e.x dans l’organisation du voyage et des activités prévues.
Les frais de voyage des professeur.e.x.s accompagnant.e.x.s ne peuvent pas être pris en charge par la Commission.
La Commission encourage les étudiant.e.x.s à choisir les options de transport les moins couteuses possibles en privilégiant des billets de groupes, des dégriffés, ou en faisant valoir de potentiels abonnements.
Si la destination souhaitée est à plus de 4 heures en train, il est possible de faire une demande pour un trajet en avion (cf. memento de l’Unige).
Les voyages faisant l’objet de crédits ne peuvent être financés par la CGTF. La Commission considère qu’il revient aux facultés et centres de rendre accessibles leurs programmes d’études.
Veuillez nous transmettre un programme complet des activités prévues pour le voyage ainsi qu'une liste des participant.e.x.s.
La Commission encourage les associations à rechercher des sources de financements diversifiées.

Organisation d’un évènement (conférence, colloque, projection, spectacle etc.)

Les subventions peuvent comprendre des frais de publicité des impressions papier, de location de salles raisonnables et de sécurité. Les associations doivent dûment justifier la demande de location d’une salle externe à l’UNIGE.
Les subventions peuvent comprendre les frais de voyage et de logement des intervenant.e.x.s. Si la destination souhaitée est à plus de 4 heures en train, il est possible de faire une demande pour un trajet en avion (cf. memento de l’Unige).
Dans le cadre de l'organisation d'un évènement, la Commission peut subventionner des apéritifs à hauteur de CHF 200.- maximum.
- NB: Pour les apéritifs à hauteur de CHF 200.-, les organisateur.rice.x.s ne sont pas convié.e.x.s à défendre leur projet en séance, sauf réserve; leur demande est traitée uniquement entre les membres de la Commission et une réponse est envoyée par mail à l'association dans les jours qui suivent la date de la séance.
La Commission peut financer des repas de remerciement pour un maximum de CHF 100.- par intervenant.e.x externe. Ce montant inclus les frais de repas des accompagnateur.rice.x.s.
La Commission peut financer des cadeaux de remerciement pour un maximum de CHF 30.- par intervenant.e.x.
Veuillez nous transmettre le nom de tou.te.x.s les intervenant.e.x.s qui participeront.

Impression de journaux et périodiques

La Commission accepte les demandes de financement de mandat de graphiste pour les journaux à grands tirages et/ou grande pagination. La demande doit rester proportionnelle à l’envergure du produit final.
La Commission est sensible au principe de proportionnalité et demande à l’association d’être attentive au nombre de produits et au coût final par objet imprimé lors de la formulation de sa demande.
La Commission fixe une limite de deux journaux/parutions par année par association.
La Commission invite les associations à participer à leur propre financement en cherchant des sources de financement externes.
La Commission se réserve le droit de réduire le nombre d’exemplaires prévu dans la demande de subvention en fonction de la disponibilité du fonds des taxes fixes.
Il est possible de demander un financement pour un apéritif à hauteur de CHF 200.- à l'occasion du vernissage de la revue en question.

Ce que la CGTF ne subventionne pas

La Commission ne subventionne pas les dépenses ayant trait aux fêtes (cf. art. 23).
La Commission ne subventionne pas le matériel pérenne (cf. art. 24 al. 1). Par conséquent, acheter un piano, même de seconde main ne serait pas envisageable.
La Commission ne subventionne pas les prix décernés à des tierces personnes ou destinés à être gagnés.
La Commission ne subventionne pas des projets entraînant un bénéfice financier personnel pour l’intéressé.e.x.
La Commission ne subventionne pas des projets sportifs individuels.
La Commission ne subventionne pas des projets personnels concernant la formation, l’enseignement ou la recherche (stages, bourses, séjours à l’étranger, etc.)
La Commission ne subventionne pas les activités pouvant être assumées à titre bénévole par des étudiant.e.x.s et des assistant.e.x.s (cf. art. 24 al.5). La Commission considère, par exemple, que la prise de photos pendant un évènement est une activité qui peut être assumée bénévolement par des membres de l'association.
La Commission ne subventionne pas la publicité numérique (notamment sur les réseaux sociaux).
La Commission entre rarement en matière pour le financement de salles en dehors de l’Université. Les associations doivent dûment justifier la demande de location d’une salle externe à l’UNIGE.
La Commission ne finance pas les événements qui peuvent être considérés comme faisant partie du fonctionnement normal d’une association, à l’exception des apéritifs de fin d’assemblée générale.
La Commission ne finance habituellement pas les formations professionnalisantes. La Commission peut cependant rentrer en matière sous certaines conditions :
- La formation a une pertinence académique et fait du sens par rapport aux buts de l’association en question.
- La formation ou une formation semblable n’est pas disponible à l’UNIGE.
- L’association a déjà contacté un ou plusieurs organes universitaires qui seraient susceptibles de mettre en place cette formation et a obtenu un refus.
Sauf exceptions justifiées, La Commission n'entre pas en matière pour les demandes de financement rétroactives. Il est de la responsabilité de l’association de vérifier les dates des séances ordinaires de la CGTF et de faire des demandes pour des projets qui doivent avoir lieu après la date de la séance où le projet sera examiné.
La Commission est particulièrement sensible à la pertinence académique et à la proportionnalité des demandes. Voici quelques petits exemples de projets qui ne pourraient pas être subventionnés : organiser un voyage touristique de deux semaines en Patagonie pour cent personnes, réserver l'Arena ou encore louer un écran sur Times Square pour faire de la publicité pour son événement.
La Commission se réserve le droit de ne pas financer certains projets si plusieurs comptabilités extraordinaires n’ont pas été rendues dans le délai imparti.

La CGTF souhaite que les projets subventionnés soient accessibles et, dans la mesure du possible, gratuits pour les étudiant.e.x.s et assistant.e.x.s.

Les projets subventionnés par la CGTF n’ont pas pour but de créer un bénéfice pour l’association. Tout excédant devra être reversé à la CGTF pour rembourser la subvention accordée.

Cette liste est basée sur le Règlement et la jurisprudence de la CGTF, ainsi que sur le memento de l’UNIGE. En outre et pour rappel, il est du ressort de la Commission de statuer sur l'entrée en matière et l'octroi des subventions sur la base de son règlement.

Les permanences du secrétariat de la CGTF sont à votre disposition en cas d'interrogations ou de doutes sur votre projet ou les démarches. Nous vous conseillons en outre de lire le Règlement pour plus d'informations.

Comment faire sa comptabilité extraordinaire ?

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