Subvention extraordinaire

Les permanences du secrétariat de la CGTF sont à votre disposition en cas d'interrogations sur le contenu de votre projet ou des démarches à suivre pour déposer un dossier de subvention.

En cas de doutes concernant votre dossier, n'hésitez pas à contacter par mail/téléphone le secrétariat de la CGTF - ou à venir au bureau pendant les heures permanence - avant de déposer votre dossier de subvention.

Nous vous conseillons en outre de lire le Règlement et les lignes directrices ci-dessous pour plus d'informations sur ce qui est/n'est pas subventionné par la CGTF, ainsi que pour plus d'informations concernant les démarches à suivre pour soumettre une demande de subvention.

VEUILLEZ PRENDRE CONNAISSANCE DES INFORMATIONS SUIVANTES AVANT DE SOUMETTRE UNE DEMANDE

Les subventions extraordinaires sont réservées au financement des projets spécifiques n'entrant pas dans les activités ordinaires de l'association, par exemple des projections, des conférences, des pièces de théâtre, des tables rondes, des expositions, des voyages d'étude, etc.

Pour obtenir une subvention extraordinaire, il faut transmettre à la Commission un dossier complet, contenant:

Une description du projet et de ses retombées sur la communauté universitaire (avec le nom de tou.te.x.s intervenant.e.x.s s'il s'agit d'une table ronde ou d'une conférence par exemple)
Le nom et les coordonnées de l'association qui le soutient
Une liste des organisateur.rice.x.s
Un budget prévisionnel précis avec une demande chiffrée claire avec des devis pour chaque poste de dépense qui serait financé par la CGTF

La CGTF ne finance les projets que s'ils sont appuyés d'un devis fourni par une entreprise ou de toute autre pièce attestant de la véracité du montant que vous demandez. Un tableau fait par vos soins avec une approximation de budget, aussi complet soit-il, ne suffit pas. Il est nécessaire d'accompagner la demande d'une capture d'écran ou de toute autre pièce ou photo justificative issue de l'entreprise montrant les prix relatifs aux frais en question.

Tout poste de dépense dépassant la somme de CHF 200.- doit être accompagnée de deux devis permettant de comparer le prix du poste de dépense en question avec celui proposé par d'autres entreprises.

Le dossier de subvention ne doit pas être envoyé par mail mais doit être transmis à la Commission par l'intermédiaire de ce formulaire.

ATTENTION: Sauf dans le cas d'exceptions dûment justifiées, La Commission n'entre pas en matière pour les demandes de financement rétroactives. Il est de la responsabilité de l’association de vérifier les dates des séances ordinaires de la CGTF et de soumettre des demandes pour des projets ayant lieu après la date de la séance où la demande sera examinée.

Les organisateur.ices du projet sont tenu.e.x.s de défendre leur projet lors d'une des séances de la Commission, qui délibère une fois qu'elle les aura entendu.e.x.s. L'ordre de passage et le lieu de la séance sont transmis par mail environ une semaine avant la date de la séance.

Pour les demandes d'apéritifs à hauteur de max. CHF 200.- cloturant un évènement et/ou de cadeaux pour les intervenant.e.x.s à hauteur de max. CHF 30.-, les organisateur.rice.x.s ne sont pas convié.e.x.s à défendre leur projet en séance (sauf réserve) ; leur demande est traitée uniquement entre les membres de la Commission.

En outre, pour qu'une demande de subvention extraordinaire soit examinée, il est nécessaire que l'association à l'origine du projet ait fourni la comptabilité et les justificatifs relatifs aux subventions qu'elle a déjà reçues de la Commission (se référer à l'aide-mémoire pour boucler la comptabilité de votre association). Lorsqu'il y a plus de trois comptabilités extraordinaires non rendues (selon le délai mentionné dans la Convention signée entre l'association et la CGTF), la Commission se réserve le droit de suspendre l'octroi de subventions.

-> Accéder au formulaire

-> Demande type pour une subvention extraordinaire

Quelques informations relatives aux critères d'octroi de subventions extraordinaires

Principes généraux

Ouverture sur le monde universitaire

Le projet doit bénéficier ou être ouvert au plus grand nombre possible d’étudiant.e.x.s ou d’assistant.e.x.s. À ce titre, la CGTF demande aux associations de privilégier la gratuité des évènements organisés lorsque celle-ci est possible.
Il doit faire l’objet d’une large publicité au sein de l’Université.

Proportionnalité et co-financement

Les moyens financiers demandés à la Commission doivent être proportionnés aux buts recherchés.
Si d’autres sources de financement sont envisageables, l’association doit les prendre en compte avant de faire appel à la Commission.
En particulier, le montant de la subvention accordée peut être réduit lorsque l’Université ou l’une de ses divisions bénéficie d’avantages particuliers liés à la manifestation, et que l’on peut raisonnablement attendre qu’elle soutienne le projet.

Évènements à buts lucratifs

Toute entrée d'argent est reversée à la CGTF jusqu'au montant de la subvention. Il est possible toute fois de revoir cette directive si l'argent est reversé dans un objectif caritatif ou dans le cas d'associations ne bénéficiant pas de subvention ordinaires.

Disponibilité des fonds

L’application de ces critères se fait dans la limite des fonds disponibles

Voyages d’études

Les voyages d'études peuvent faire l’objet d’un financement par la CGTF à hauteur de CHF 200.- par participant.e.x (cf. art. 23 du Règlement). Dans ces frais sont compris ; hébergement, transport, activité, nourriture.
Le nombre de participant.e.x.s pouvant bénéficier de la subvention ne peut dépasser 30 personnes. Dans le cas où l’association souhaiterait partir avec un plus grand nombre de personnes, la subvention accordée doit être répartie équitablement entre tou.te.x.s les participant.e.x.s.
Tou.te.x.s les étudiant.e.x.s et assistant.e.x.s immatriculé.e.x.s à l’UNIGE peuvent bénéficier de ces subventions.
La Commission subventionne au maximun 1 voyage d'études par association par semestre.
La Commission encourage le co-financement avec les autres instances de l’Université et demande aux associations de formuler en amont une demande de subvention à la section, au département ou à la faculté dont elles dépendent et, le cas échéant, d’inclure dans leur demande auprès de la CGTF une preuve du refus de la part des instances en question de financer leur projet.
Les voyages d’études subventionnés par la CGTF doivent avoir une pertinence académique et doivent faire du sens par rapport aux buts de l’association en question.
Les frais de voyage des professeur.e.x.s accompagnant.e.x.s ne peuvent pas être pris en charge par la Commission.
La Commission encourage les étudiant.e.x.s à choisir les options de transport les moins couteuses possibles en privilégiant des billets de groupes, des dégriffés, ou en faisant valoir de potentiels abonnements.
Si la destination souhaitée est à plus de 4 heures en train, il est possible de faire une demande pour un trajet en avion (cf. memento de l’Unige).
Les voyages faisant l’objet de crédits ne peuvent être financés par la CGTF. La Commission considère qu’il revient aux facultés et centres de rendre accessibles leurs programmes d’études.
Veuillez nous transmettre un programme complet des activités prévues pour le voyage ainsi qu'une liste des participant.e.x.s.

Excursions

On considère comme excursion une sortie d'une journée sans nuitée.

Les excursions subventionnés par la CGTF doivent avoir une pertinence académique et/ou doivent faire du sens par rapport aux buts de l’association en question.

La CGTF peut subventionner des postes de dépenses tels que le transport, le repas de midi (max 20.- par personne), des activités.
Veuillez nous transmettre un programme complet des activités prévues pour le voyage ainsi qu'une liste des participant.e.x.s.

Organisation d’un évènement (conférence, colloque, projection, spectacle etc.)

Ce type d'événements (qu'ils aient lieu au sein du campus universitaire ou en dehors) doivent avoir une portée académique ou être en lien avec les buts de l'association.
Les subventions peuvent comprendre des frais d'impressions papier. Les frais de publicité sur les réseaux sociaux ne sont pas subventionnés.
Les subventions peuvent comprendre des frais de location de salles raisonnables et de sécurité. Les associations doivent dûment justifier (par l'ampleur de l'évènement/l'affluence attendue ou ses spécificités type besoins techniques) la demande de location d’une salle externe à l'UNIGE et/ou entraînant des coûts. La Commission invite les associations à privilégier des salles gratuites (attention : Uni-Dufour entraîne souvent des coûts de sécurité élevés !).
Les subventions peuvent comprendre les frais de voyage et de logement des intervenant.e.x.s. Si la destination souhaitée est à plus de 4 heures en train, il est possible de faire une demande pour un trajet en avion (cf. memento de l’Unige).
Dans le cadre de l'organisation d'un évènement, la Commission peut subventionner des apéritifs à hauteur de CHF 200.- maximum.
- NB: Pour les apéritifs à hauteur de CHF 200.-, les organisateur.rice.x.s ne sont pas convié.e.x.s à défendre leur projet en séanceet n'ont pas besoin d'inclure un devis détaillant le contenu de l'apéritif, sauf réserve; leur demande est traitée uniquement entre les membres de la Commission et une réponse est envoyée par mail à l'association dans les jours qui suivent la date de la séance.
La Commission peut financer des repas de remerciement pour un maximum de CHF 100.- par intervenant.e.x externe. Ce montant inclus les frais de repas des accompagnateur.rice.x.s.
La Commission peut financer des cadeaux de remerciement pour un maximum de CHF 30.- par intervenant.e.x. Les cadeaux de remerciement n'ont pas vocation a être destinés aux étudiantexs membres de l'association organisatrice assurant un rôle de modération.
Veuillez nous transmettre le nom de tou.te.x.s les intervenant.e.x.s qui participeront.
Dans une mesure raisonnable, la CGTF peut subventionner la location de matériel nécessaire pour un évènement.Si le prix de location est supérieur au prix d'achat, la CGTF peut subventionner l'achat.
Sont également subventionnés l'apéro suite à une Assemblée Générale (une fois par semestre) et l'apéro des Welcome Days (un apéro au forfait de 200.- par association à la rentrée d'automne).

Impression de journaux et périodiques

La Commission accepte les demandes de financement de mandat de graphiste pour les journaux à grands tirages et/ou grande pagination. La demande doit rester proportionnelle à l’envergure du produit final.
La Commission est sensible au principe de proportionnalité et demande à l’association d’être attentive au nombre de produits et au coût final par objet imprimé lors de la formulation de sa demande. Un journal coutant environ 10.- par exemplaire est considéré comme raisonnable.
Il est possible de demander un financement pour un apéritif à hauteur de CHF 200.- à l'occasion du vernissage de la revue en question.
La CGTF encourage vivement et soutient financièrement les demandes de côte ISBN.

Ce que la CGTF ne subventionne pas

La Commission ne subventionne pas les dépenses ayant trait aux fêtes (cf. art. 23).
La Commission ne subventionne pas le matériel pérenne (cf. art. 24 al. 1) (*à l'exception de cas dûment justifiés).
La Commission ne subventionne pas les prix décernés à des tierces personnes ou destinés à être gagnés.
La Commission ne subventionne pas des projets entraînant un bénéfice financier personnel pour l’intéressé.e.x.
La Commission ne subventionne pas des projets sportifs individuels.
La Commission ne subventionne pas des projets personnels concernant la formation, l’enseignement ou la qui pourraient être pris en charge par le programme de formation de l'université (stages, bourses, séjours à l’étranger, etc.)
La Commission ne subventionne pas les activités pouvant être assumées à titre bénévole par des étudiant.e.x.s et des assistant.e.x.s (cf. art. 24 al.5). La Commission considère, par exemple, que la prise de photos pendant un évènement est une activité qui peut être assumée bénévolement par des membres de l'association.
La Commission ne subventionne pas la publicité numérique (notamment sur les réseaux sociaux).
La Commission entre rarement en matière pour le financement de salles en dehors de l’Université. Les associations doivent dûment justifier la demande de location d’une salle externe à l’UNIGE.
La Commission ne finance généralement pas des évènements ayant trait au réseautage ou au networking.
Sauf exceptions justifiées, La Commission n'entre pas en matière pour les demandes de financement rétroactives. Il est de la responsabilité de l’association de vérifier les dates des séances ordinaires de la CGTF et de faire des demandes pour des projets qui doivent avoir lieu après la date de la séance où le projet sera examiné.
La Commission se réserve le droit de ne pas financer certains projets si plusieurs comptabilités extraordinaires n’ont pas été rendues dans le délai imparti.

La CGTF souhaite que les projets subventionnés soient accessibles et, dans la mesure du possible, gratuits pour les étudiant.e.x.s et assistant.e.x.s.

Tout excédant devra être reversé à la CGTF pour rembourser la subvention accordée.

Cette liste est basée sur le Règlement et la jurisprudence de la CGTF, ainsi que sur le memento de l’UNIGE. En outre et pour rappel, il est du ressort de la Commission de statuer sur l'entrée en matière et l'octroi des subventions sur la base de son règlement.

Comment faire sa comptabilité extraordinaire ?

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