Afin d’exister formellement à l’UNIGE et de disposer de l’accès aux différents services, une association doit être enregistrée ou reconnue par le Rectorat.

Le lien suivant vous donne quelques conseils pour créer une association et pour constituer un dossier de demande de reconnaissance ou d’enregistrement.

https://www.unige.ch/rectorat/demande-de-reconnaissance-ou-denregistrement

Chaque association reconnue ou enregistrée de l'Université de Genève peut disposer d'une adresse e-mail @unige.ch. Pour obtenir une telle adresse, vous pouvez vous adresser à Gerd Rothenberg.

Contact : Gerd.Rothenberg@unige.ch

La Commission de Gestion des Taxes Fixes (CGTF) gère la part des taxes universitaires destinée à soutenir les activités des associations d’étudiant.e.x.s et d'assistant.e.x.s à l'Université de Genève. Elle attribue des subventions extraordinaires aux associations reconnues et enregistrées.

Les demandes de subventions se font en ligne ici.

Vous avez un projet concernant une activité physique ou sportive pour votre département, faculté, association ? N’hésitez pas à écrire aux sports universitaires pour vous soutenir dans la création de cet évènement.

Contact : sports@unige.ch

Un aide-mémoire pour l'organisation d'un événement à l'UNIGE est à votre disposition pour vous guider dans vos démarches. Utilisez la check-list téléchargeable pour ne manquer aucune étape de votre projet.

L’équipe événementielle du Service communication de l’UNIGE vous répond également via l’adresse evenementiel@unige.ch.

Contact: evenementiel@unige.ch

Vous souhaitez organiser une conférence, un colloque, une soutenance de thèse, une exposition ou encore un hackathon en ligne? Afin de guider les organisateur.ice.x.s d’événements UNIGE dans cette démarche, un nouveau site web met à disposition des ressources utiles pour organiser et opérer le basculement de leurs initiatives sous des formats virtuels et hybrides.

Pour réserver des salles et surfaces d'exposition:

• Pour des événements en journée, la demande doit être adressée aux loges des bâtiments concernés
• Pour des événements en soirée (dès 18h30) et les week-ends: un formulaire en ligne doit être rempli ou une demande doit être adressée au Bureau de réservation des salles (BRS).
• Certaines salles demandent à être réservées directement auprès des facultés, voici les adresses des gestionnaires de salles de chaque faculté.

Liste des salles UNIGE

Contact : reservation-salles@unige.ch

L'équipe audiovisuelle de l'UNIGE se charge de la mise en place et de l'exploitation du matériel technique (sonorisation, projection, enregistrements, etc.). Attention à bien planifier vos besoins en audiovisuel et à annoncer ceux-ci en avance, dans le formulaire de réservation de salles.

Les ingénieurs sécurité du service STEPS sont à disposition pour conseiller, informer ou aider au niveau de la sécurité de votre événement. Selon le type de manifestation, un dispositif de sécurité peut être nécessaire.

Rappel des mesures de sécurité.

Pour l'organisation d'un café-croissant, d'un apéritif ou d'un cocktail dînatoire, il est possible de s'adresser aux cafétérias des bâtiments ou à d'autres prestataires. Vous pouvez obtenir des références de traiteurs auprès du Service de communication.

L'UNIGE possède un large catalogue de matériel disponible gratuitement pour vos événements. La commande s'effectue lors de votre demande de réservation de salles.

La Ville de Genève loue également du matériel, à demander par mail.

S'il est nécessaire de prévoir des nettoyages (avant ou après la manifestation), vous pouvez mandater les entreprises de nettoyage affiliées à l'Université par mail à nettoyage-logis@unige.ch

Suivant le type d'événement, il peut être nécessaire de prévoir des assurances, comme une assurance événement (pour les personnes) ou une assurance objets (pour le matériel utilisé, loué, etc.).

Renseignements: Marlise Sapey-Gfeller, + 41 22 379 75 97

Si la manifestation est d'importance (plus de 500 personnes), si les locaux sont utilisés de manière inhabituelle (spectacle, concert, vente, etc.), une demande d'autorisation doit être faite auprès du "Guichet universel Manifestations"

S'il vous faut un hébergement:

• liste complète des hébergements à Genève(source: Genève Tourisme)
• réservation gratuite de contingents de chambres d'hôtels (sans engagement; dès 10 chambres) par le Bureau des congrès de Genève

À noter que les client.e.x.s des hôtels du canton de Genève peuvent bénéficier gratuitement de la Geneva Transport Card qui donne accès sans restriction au réseau genevois des transports publics (TPG, CFF et Mouettes genevoises) pour toute la durée du séjour.

La Boutique UNIGEpossède du matériel utile pour vos événements (badges, sacs, bloc-note, etc.), à prix spéciaux pour la communauté universitaire.

Contact : boutique@unige.ch

Afin d'assurer le respect du protocole en fonction de l'importance des personnalités politiques invitées, le Service du protocole de l'Etat de Genève est à votre disposition. Il veille à l'application du bon déroulement protocolaire des manifestations officielles impliquant le Conseil d'Etat ou l'un de ses membres.

Contact : Service du protocole, +41 22 327 95 30

Pour des conseils en matière protocolaire, adressez-vous à Anne Laufer, responsable des affaires publiques.

Contact : Anne.Laufer@unige.ch

Afin que les participant.e.x.s puissent se repérer facilement, pensez à préparer une signalétique (panneaux, flèches, etc.) avec l'identité visuelle choisie pour votre événement.

Le service Culture de l’Université de Genève entre en matière pour le soutien de tout projet culturel (cours, événement, exposition, festival, conférence, débat, …) émanant d’associations étudiantes de l’UNIGE ou d’étudiant.e.x.s à titre individuel

Ce soutien peut concerner :

• la mise à disposition de ressources logistiques (prêt de salle, facilité de réservations, prêt de matériel, …)
• le conseil culturel et/ou artistique (expertise en photographie, son, vidéo, cinéma, …)
• la communication (graphisme, réseaux sociaux, rédactionnel, …)
• la production (constitution de dossiers, budget, …)
• le financement

Contact : culture@unige.ch

Enregistrez votre événement dans l’agenda institutionnel sur : https://agenda.unige.ch/. Il sera consultable par tou.te.x.s sur le web et sur l’application mobile UNIGE.

MARCHE À SUIVRE

• Rendez-vous sur https://agenda.unige.ch/
• Cliquez sur l’onglet « enregistrer et gérer des événements »
• Connectez-vous avec votre login et votre mot de passe étudiant
• Enregistrez toutes les informations utiles (nom de l’événement, date, lieu, image, etc.)
• Sélectionnez vos demandes pour une diffusion élargie (page d’accueil du site UNIGE, Journal de l’UNIGE, la Quinzaine de l'UNIGE (newsletter électronique grand public), réseaux sociaux.

Contact : agenda@unige.ch

Tous les événements organisés enregistrés sur l’agenda sont répertoriés dans la newsletter « Agenda des associations » envoyée chaque vendredi à tous les étudiant-es. (voir la rubrique ci-dessous, annoncer son événement dans la newsletter « agenda des associations »).

Une partie de l'agenda peut faire l’objet d’un article dans le Journal de l’UNIGE, touchant un large public.

Vous pouvez utiliser trois réseaux internes complémentaires ; affichage papier, affichage numérique, écrans plasma des loges.

AFFICHAGE PAPIER : remplissez le formulaire de réservation d’une campagne d’affichage. Le réseau UNIGE comprend des cadres fixes de format A2 (420x594mm / prévoir un retrait de 15 mm sur le pourtour pour la surface visible), des cadres fixes de format A0 (841x1189mm / prévoir un retrait de 15 mm sur le pourtour pour la surface visible). Une campagne classique est composée de 20 A2 et de 5 A0, pour une période de 2 à 3 semaines maximum.

Vous pouvez adresser des affiches A3/A4 à certaines structures (ex : Secrétariat de Départements, Conseillers aux études) qui décident librement de leur affichage. Une fois la confirmation d’affichage reçue, les affiches sont à transmettre au Service de communication (Uni Dufour 4^eétage, 24 rue Général Dufour, 1204 Genève), au plus tard le jeudi précédent la pose effective des affiches sur le réseau. L’impression des affiches est à votre charge, la pose des affiches est offerte par le Service de communication.

AFFICHAGE NUMÉRIQUE : Vous pouvez annoncer votre événement sur les écrans plasma géants situés dans les principaux bâtiments universitaires en transmettant votre affiche au format JPG 1080 X 1920 pixels à claire.grange@unige.ch.

ÉCRANS PLASMA DES LOGES : Pour promouvoir votre événement de manière ciblée dans les différents bâtiments universitaires, des écrans plasma sont à votre disposition au niveau des loges (accueil), prioritairement destinés à des annonces spécifiques (séminaires, soutenance de thèse, colloque, etc.). Adressez-vous aux rédacteurs autorisés, dont la liste est disponible auprès des administrateurs de votre faculté.

Contact : claire.grange@unige.ch

EN SAVOIR PLUS : https://www.unige.ch/communication/diffuser/affichage/

Pour demander la diffusion d’un message à tou.te.x.s les étudiant.e.x.s via le système uniliste, merci de vous adresser à claire.grange@unige.ch.

Pour un envoi ciblé aux étudiant.e.x.s d’une seule Faculté, vous pouvez vous adresser directement aux correspondants informatiques des facultés.

La demande d’uniliste doit être accompagnée du projet de texte du mail, d’un e-mail d’expédition et de retour officiel de l’association, ainsi que de la date désirée d’expédition. Il est important de soigner son message (la communauté universitaire estudiantine est composée de quelque 19'000 étudiant.e.x.s) et de signer votre message avec votre nom officiel d’association et vos coordonnées de contact.

Tous les contenus envoyés doivent correspondre aux directives en la matière.

Les éléments constitutifs de la vie associative (recherche de membres, assemblée générale d’association, lancement de projets, sondages) peuvent être envoyés par uniliste. Les annonces d’événements sont envoyés de manière groupée dans la newsletter « Agenda des associations ».

Contact : claire.grange@unige.ch

Pour en savoir plus : https://www.unige.ch/uniliste

La newsletter « Agenda des associations » est envoyée chaque vendredi matin et répertorie l’ensemble des événements organisés par les associations étudiantes de la semaine suivante.

Attention : le délai d’enregistrement dans l’agenda est fixée au jeudi midi pour apparaître dans la newsletter du lendemain vendredi.

MARCHE A SUIVRE :

1. Rendez-vous sur https://agenda.unige.ch/

2. Cliquez sur l’onglet «enregistrer et gérer des événements»

3. Connectez-vous avec votre login et votre mot de passe

4. Enregistrez toutes les informations utiles (nom de l’événement, date, lieu, image, description, etc.). L’image s’adapte automatiquement.

Si votre association n’est pas enregistrée dans la liste déroulante des associations de l’agenda, merci de contacter agenda@unige.ch pour qu’elle y apparaisse.

Contactez journal@unige.ch au moins un mois avant la date de parution souhaitée. La rédaction s’efforcera de satisfaire votre demande dans les limites de l’espace disponible et en accord avec la ligne éditoriale de la publication.

Contact: jacques.erard@unige.ch, alexandra.charvet@unige.ch

Seuls les événements organisés en partenariat peuvent faire figurer le logo de l’UNIGE. La charte graphique de l’UNIGE définit les règles d’utilisation du logo de l’UNIGE. Des modèles de flyers, d’affiches, de Powerpoint sont également à votre disposition ici. Les graphistes de l’UNIGE vous conseillent et répondent à vos questions au sujet de la charte.

Contact : graphistes@unige.ch

Avec plus de 140'000 abonné.e.x.s à ses pages institutionnelles sur les différents réseaux sociaux, la communauté en ligne de l'Université de Genève est en forte expansion. Les réseaux sociaux de l’UNIGE peuvent relayer vos événements ou actualités.

Contact : socialmedia@unige.ch

Avec une moyenne de 30'000 consultations quotidiennes, la page d'accueil du site internet constitue l'une des principales portes d'entrée de l'Université. Vous organisez un événement d'importance ou vous souhaitez diffuser largement une information sur un fait d'actualité relatif à la vie universitaire ? Contactez Jacques Erard, qui selon la nature de votre actualité et l’espace disponible, s’efforcera de satisfaire votre demande.

Contact: Jacques.erard@unige.ch

Vous avez besoin d'un conseil ou d'aide pour informer le grand public d'un événement que vous organisez ? Informez-vous sur la page dédiée et/ou contactez l'équipe événementielle du service de communication: evenementiel@unige.ch.

Pour figurer dans la Quinzaine, contactez evenements@unige.ch, qui, selon la nature de votre actualité et l’afflux des demandes, pourra répondre à votre demande.

Contact : evenements@unige.ch

Si l’UNIGE est partenaire de votre événement, elle peut le relayer auprès des médias. La cellule presse du Service de communication est à votre disposition pour vous fournir toute information utile et vous aider à élaborer votre message. Des restrictions peuvent s’appliquer sur l’envoi de messages à la presse.

Contact : media@unige.ch

La Journée des associations est organisée dans le Parc des Bastions le vendredi précédant la rentrée universitaire de septembre. Elle permet, dans un cadre festif, de présenter les associations facultaires et interfacultaires aux nouveau.elle.x.s étudiant.e.x.s.

Deux façons de s’investir :

1. Rejoindre le comité de pilotage avec la CUAE et l’UNIGE. Les séances se tiennent principalement au semestre de printemps (4-5 séances), complétées par 2 séances avant l’événement. Les groupes de travail sont : la technique-scène ; la communication ; l’animation-les activités pendant la journée ; le bar. La gestion administrative est prise en charge par l’UNIGE pour offrir une expérience agréable aux associations organisatrices.

2. Tenir un stand de son association pendant la journée et préparer une petite animation pour le stand : 9h-17h.

Contact: anne.rist@unige.ch

Switchdrive est une alternative aux services commerciaux "Cloud" qui permet l'échange et le stockage de documents.
Voici les différentes fonctionnalités proposées:

• 25 Gb d’espace de stockage de données.
• Taille maximum d’un fichier: environ 4 Gb.
• Données hébergées en Suisse, en accord avec le respect de la loi suisse sur la protection des données.
• Possibilité de partager des documents avec des utilisateurs/utilisatrices pour une durée déterminée ou indéterminée.
• Et bien d'autres...

Pour accéder à ce service, rendez-vous sur cette page : https://ciel.unige.ch/2016/02/switchdrive-service-...

Si vous avez besoin d'un "vrai" site web et pas d'une simple page sur agora.unige.ch, envoyez un mail à taxesfixes@unige.ch qui vous mettra en contact avec un webmaster.

Pour information, cela vous permet entre autres de:

• Diffuser tout contenu associatif avec une esthétique personnalisée.
• Stocker des documents internes à l'association (ce que ne permet pour le moment pas la page agora.unige.ch), pour un meilleur relais entre comités, d'année en année.
• Bénéficier d'un suivi informatique gratuit et proposé par un webmaster de l'UNIGE.
• Éviter de payer des frais liés à l'hébergement.
• Avoir un site sécurisé sur le serveur de l'Université.

Notes sur l'utilisation du kit site web

• Seuls les thèmes proposés par défaut sont autorisés.
• La création de sous-domaines (ex. monassociation.unige.ch) n'est pas possible.

L'avis et l’expérience des étudiant.e.x.s est une variable importante dans la mise en œuvre et l'amélioration des politiques estudiantines. C'est en élargissant ces connaissances sur votre qualité de vie et d'études que les autorités compétentes pourront prendre les bonnes mesures.

Pour participer à l'enquête, cliquez simplement sur ce lien: https://www.unige.ch/dife/observatoire/repondre/

Il suffit de cliquer sur ce lien: https://www.unige.ch/dife/observatoire/