Services aux associations

AgoraServices.jpgDe nombreuses prestations sont offertes aux associations d’étudiant.e.x.s par les services de l’UNIGE.

Créer / ré-activer une association

Demande de reconnaissance/enregistrement d’une association

Afin d’exister formellement à l’UNIGE et de disposer de l’accès aux différents services, une association doit être enregistrée ou reconnue par le Rectorat.

Le lien suivant vous donne quelques conseils pour créer une association et pour constituer un dossier de demande de reconnaissance ou d’enregistrement.

https://www.unige.ch/rectorat/index.php?cID=378

Demande de subvention extraordinaire auprès de la CGTF

La Commission de Gestion des Taxes Fixes (CGTF) gère la part des taxes universitaires destinée à soutenir les activités des associations d’étudiant.e.x.s et d'assistant.e.x.s à l'Université de Genève. Elle attribue des subventions extraordinaires aux associations reconnues et enregistrées.

Les demandes de subventions se font en ligne ici.

Soutien à l’organisation d’un événement sportif

Vous avez un projet concernant une activité physique ou sportive pour votre département, faculté, association ? N’hésitez pas à écrire aux sports universitaires pour vous soutenir dans la création de cet évènement.

Contact : sports@unige.ch

Obtenir une adresse mail @unige.ch

Chaque association reconnue ou enregistrée de l'Université de Genève peut disposer d'une adresse e-mail @unige.ch. Pour obtenir une telle adresse, vous pouvez vous adresser au Service de communication de l'Université de Genève.

Contact : alexandra.charvet@unige.ch

Demander un soutien financier pour un projet associatif universitaire

 

Organiser un événement 

 

Organiser un événement

Un aide-mémoire pour l'organisation d'un événement à l'UNIGE est à votre disposition pour vous guider dans vos démarches. Utilisez la check-list téléchargeable pour ne manquer aucune étape de votre projet.

L’équipe événementielle du Service communication de l’UNIGE vous répond également via l’adresse evenementiel@unige.ch.

Contact: evenementiel@unige.ch

Réserver une salle

Pour réserver des salles et surfaces d'exposition:

Liste des salles UNIGE

Contact : reservation-salles@unige.ch

Réserver une équipe technique

L'équipe audiovisuelle de l'UNIGE se charge de la mise en place et de l'exploitation du matériel technique (sonorisation, projection, enregistrements, etc.). Attention à bien planifier vos besoins en audiovisuel et à annoncer ceux-ci en avance, dans le formulaire de réservation de salles.

Assurer la sécurité

Les ingénieurs sécurité du service STEPS de l'UNIGE sont à disposition pour conseiller, informer ou aider au niveau de la sécurité de votre événement. Selon le type de manifestation, un dispositif de sécurité peut être nécessaire.

Rappel des mesures de sécurité.

Organiser le catering

Pour l'organisation d'un café-croissant, d'un apéritif ou d'un cocktail dînatoire, il est possible de s'adresser aux cafétérias des bâtiments ou à d'autres prestataires. Vous pouvez obtenir des références de traiteurs auprès du Service de communication.

Commander du mobilier

L'UNIGE possède un large catalogue de matériel disponible gratuitement pour vos événements. La commande s'effectue lors de votre demande de réservation de salles.

La Ville de Genève loue également du matériel, à demander par mail.

Nettoyage après un événement

S'il est nécessaire de prévoir des nettoyages (avant ou après la manifestation), vous pouvez mandater les entreprises de nettoyage affiliées à l'Université par mail à nettoyage-logis@unige.ch

Faut-il une assurance ?

Suivant le type d'événement, il peut être nécessaire de prévoir des assurances, comme une assurance événement (pour les personnes) ou une assurance objets (pour le matériel utilisé, loué, etc.).

Renseignements: Marlise Sapey-Gfeller, + 41 22 379 75 97

Faut-il une autorisation ?

Si la manifestation est d'importance (plus de 500 personnes), si les locaux sont utilisés de manière inhabituelle (spectacle, concert, vente, etc.), une demande d'autorisation doit être faite auprès du "Guichet universel Manifestations"

Héberger des invité.e.x.s

S'il vous faut un hébergement:

À noter que les client.e.x.s des hôtels du canton de Genève peuvent bénéficier gratuitement de la Geneva Transport Card qui donne accès sans restriction au réseau genevois des transports publics (TPG, CFF et Mouettes genevoises) pour toute la durée du séjour.

Matériel et cadeaux UNIGE

La Boutique UNIGE possède du matériel utile pour vos événements (badges, sacs, bloc-note, etc.), à prix spéciaux pour la communauté universitaire.

Contact : boutique@unige.ch

Questions protocolaires

Afin d'assurer le respect du protocole en fonction de l'importance des personnalités politiques invitées, le Service du protocole de l'Etat de Genève est à votre disposition. Il veille à l'application du bon déroulement protocolaire des manifestations officielles impliquant le Conseil d'Etat ou l'un de ses membres.

Contact : Service du protocole, +41 22 327 95 30

Pour des conseils en matière protocolaire, adressez-vous à Anne Laufer, responsable des affaires publiques.

Contact : Anne.Laufer@unige.ch

Penser à la signalétique

Afin que les participant.e.x.s puissent se repérer facilement, pensez à préparer une signalétique (panneaux, flèches, etc.) avec l'identité visuelle choisie pour votre événement.

Soutien à l’organisation d’un événement culturel

Le service Culture de l’Université de Genève entre en matière pour le soutien de tout projet culturel (cours, événement, exposition, festival, conférence, débat, …) émanant d’associations étudiantes de l’UNIGE ou d’étudiant.e.x.s à titre individuel

Ce soutien peut concerner :

  • la mise à disposition de ressources logistiques (prêt de salle, facilité de réservations, prêt de matériel, …)
  • le conseil culturel et/ou artistique (expertise en photographie, son, vidéo, cinéma, …)
  • la communication (graphisme, réseaux sociaux, rédactionnel, …)
  • la production (constitution de dossiers, budget, …)
  • le financement

Contact : culture@unige.ch

Soutien à l’organisation d’un événement sportif

Vous avez un projet concernant une activité physique ou sportive pour votre département, faculté, association ? N’hésitez pas à écrire aux sports universitaires pour vous soutenir dans la création de cet évènement.

Contact : sports@unige.ch

 

Communication interne

 

Annoncer un événement dans l’agenda de l’UNIGE

Enregistrez votre événement dans l’agenda institutionnel sur : https://agenda.unige.ch/. Il sera consultable par tou.te.x.s sur le web et sur l’application mobile UNIGE. Cet agenda est imprimé sous format papier en période académique. Une grande partie de l'agenda est également extraite et publiée toutes les deux semaines dans le Journal de l’UNIGE, touchant un large public.

MARCHE À SUIVRE

  • Rendez-vous sur https://agenda.unige.ch/
  • Cliquez sur l’onglet « enregistrer et gérer des événements »
  • Connectez-vous avec votre login et votre mot de passe étudiant
  • Enregistrez toutes les informations utiles (nom de l’événement, date, lieu, image, etc.)
  • Sélectionnez vos demandes pour une diffusion élargie (page d’accueil du site UNIGE, Journal de l’UNIGE, la Quinzaine de l'UNIGE (newsletter électronique grand public), réseaux sociaux.

Contact : agenda@unige.ch

Réserver une campagne d’affichage

Vous pouvez utiliser trois réseaux internes complémentaires ; affichage papier, affichage numérique, écrans plasma des loges.

AFFICHAGE PAPIER : remplissez le formulaire de réservation d’une campagne d’affichage. Le réseau UNIGE comprend des cadres fixes de format A2 (420x594mm / prévoir un retrait de 15 mm sur le pourtour pour la surface visible), des cadres fixes de format A0 (841x1189mm / prévoir un retrait de 15 mm sur le pourtour pour la surface visible). Une campagne classique est composée de 20 A2 et de 5 A0, pour une période de 2 à 3 semaines maximum.

Vous pouvez adresser des affiches A3/A4 à certaines structures (ex : Secrétariat de Départements, Conseillers aux études) qui décident librement de leur affichage. Une fois la confirmation d’affichage reçue, les affiches sont à transmettre au Service de communication (Uni Dufour 4eétage, 24 rue Général Dufour, 1204 Genève), au plus tard le jeudi précédent la pose effective des affiches sur le réseau. L’impression des affiches est à votre charge, la pose des affiches est offerte par le Service de communication.

AFFICHAGE NUMÉRIQUE : Vous pouvez annoncer votre événement sur les écrans plasma géants situés dans les principaux bâtiments universitaires en transmettant votre affiche au format JPG 1080 X 1920 pixels à claire.grange@unige.ch.

ECRANS PLASMA DES LOGES : Pour promouvoir votre événement de manière ciblée dans les différents bâtiments universitaires, des écrans plasma sont à votre disposition au niveau des loges (accueil), prioritairement destinés à des annonces spécifiques (séminaires, soutenance de thèse, colloque, etc.). Adressez-vous aux rédacteurs autorisés, dont la liste est disponible auprès des administrateurs de votre faculté.

Contact : claire.grange@unige.ch

EN SAVOIR PLUS : https://www.unige.ch/communication/diffuser/affichage/

Envoyer un mail à tou.te.x.s les étudiant.e.x.s

Pour demander la diffusion d’un message à tou.te.x.s les étudiant.e.x.s via le système uniliste, merci de vous adresser à claire.grange@unige.ch.

Pour un envoi ciblé aux étudiant.e.x.s d’une seule Faculté, vous pouvez vous adresser directement aux correspondants informatiques des facultés.

La demande d’uniliste doit être accompagnée du projet de texte du mail, d’un e-mail d’expédition et de retour officiel de l’association, ainsi que de la date désirée d’expédition. Il est important de soigner son message (la communauté universitaire estudiantine est composée de quelque 17'000 étudiant.e.x.s) et de signer votre message avec votre nom officiel d’association et vos coordonnées de contact.

Tous les contenus envoyés doivent correspondre aux directives en la matière.

Contact : claire.grange@unige.ch

Pour en savoir plus : https://www.unige.ch/uniliste

Mettre une annonce sur le portail interne

Pour annoncer une actualité sur le Portail, vous pouvez vous adresser à claire.grange@unige.ch en y joignant votre projet de texte, votre public cible ainsi que la date désirée de parution.

Contact: claire.grange@unige.ch

Apparaître dans le Journal de l’UNIGE

Contactez journal@unige.ch au moins un mois avant la date de parution souhaitée. La rédaction s’efforcera de satisfaire votre demande dans les limites de l’espace disponible et en accord avec la ligne éditoriale de la publication.

Contact: jacques.erard@unige.ch, alexandra.charvet@unige.ch

Utiliser le logo de l’UNIGE

La charte graphique de l’UNIGE définit les règles d’utilisation du logo de l’UNIGE. Des modèles de flyers, d’affiches, de Powerpoint sont également à votre disposition ICI. Les graphistes de l’UNIGE vous conseillent et répondent à vos questions au sujet de la charte.

Contact : graphistes@unige.ch

 

Communication externe

 

Relayer votre actualité sur les réseaux sociaux de l’UNIGE ?

Avec plus de 140'000 abonné.e.x.s à ses pages institutionnelles sur les différents réseaux sociaux, la communauté en ligne de l'Université de Genève est en forte expansion. Les réseaux sociaux de l’UNIGE peuvent relayer vos événements ou actualités.

Contact : socialmedia@unige.ch

EN SAVOIR PLUS : https://www.unige.ch/communication/socialmedia/lunige-sur-les-reseaux-sociaux/

Apparaître sur la page d’accueil du site web UNIGE

Avec une moyenne de 30'000 consultations quotidiennes, la page d'accueil du site internet constitue l'une des principales portes d'entrée de l'Université. Vous organisez un événement d'importance ou vous souhaitez diffuser largement une information sur un fait d'actualité relatif à la vie universitaire ? Contactez Jacques Erard, qui selon la nature de votre actualité et l’espace disponible, s’efforcera de satisfaire votre demande.

Contact: Jacques.erard@unige.ch

Créer un plan de communication

Vous avez besoin d'un conseil ou d'aide pour informer le grand public d'un événement que vous organisez ? Informez-vous sur la page dédiée et/ou contactez l'équipe événementielle du service de communication: evenementiel@unige.ch.

Être intégré à La Quinzaine, newsletter de l’UNIGE

Pour figurer dans la Quinzaine, contactez evenements@unige.ch, qui, selon la nature de votre actualité et l’afflux des demandes, pourra répondre à votre demande.

Contact : evenements@unige.ch

Informer les médias

Si l’UNIGE est partenaire de votre événement, elle peut le relayer auprès des médias. La cellule presse du Service de communication est à votre disposition pour vous fournir toute information utile et vous aider à élaborer votre message. Des restrictions peuvent s’appliquer sur l’envoi de messages à la presse.

Contact :media@unige.ch

Participer à l’accueil des nouveau.elle.x.s étudiant.e.x.s (Welcome Days)

La Journée des associations est organisée dans le Parc des Bastions le vendredi précédant la rentrée universitaire de septembre. Elle permet, dans un cadre festif, de présenter les associations facultaires et interfacultaires aux nouveau.elle.x.s étudiant.e.x.s.

Deux façons de s’investir :

1. Rejoindre le comité de pilotage avec la CUAE et l’UNIGE. Les séances se tiennent principalement au semestre de printemps (4-5 séances), complétées par 2 séances avant l’événement. Les groupes de travail sont : la technique-scène ; la communication ; l’animation-les activités pendant la journée ; le bar. La gestion administrative est prise en charge par l’UNIGE pour offrir une expérience agréable aux associations organisatrices.

2. Tenir un stand de son association pendant la journée et préparer une petite animation pour le stand : 9h-17h.

Contact: anne.rist@unige.ch

 

Observatoire de la vie étudiante

 

Pourquoi sur les conditions de vie et d’études ?

L'avis et l’expérience des étudiant.e.x.s est une variable importante dans la mise en œuvre et l'amélioration des politiques estudiantines. C'est en élargissant ces connaissances sur votre qualité de vie et d'études que les autorités compétentes pourront prendre les bonnes mesures.

Participer à l’enquête longitudinale de l’Observatoire de la vie étudiante (OVE)

Pour participer à l'enquête, cliquez simplement sur ce lien: https://www.unige.ch/dife/observatoire/repondre/

Comment consulter les résultats et analyses issus de cette enquête et des autres sondages réalisés par l’OVE ?

Il suffit de cliquer sur ce lien: https://www.unige.ch/dife/observatoire/